İŞLETMELERDE MALİYET PROBLEMİ

Spor, Siyaset ve Din. Bu üç olgu, üzerinde herkesin fikir sahibi olduğu ortak konulardan. Kahvehanelerde herkes taraftarı olduğu takımın teknik direktörlüğünü yaparken sokaktaki sıradan vatandaşa mikrofon uzatıp sorduğunuzda herkes ülkeyi kurtaracak fikirleri ardı ardına sıralamaktadır. Yine benzer şekilde bir kişiye dini konuda bir soru sorduğunuzda hemen fetvaları sıralamaktadır. Halbuki bu 3 alanın da uzmanları vardır ve dikkate alınmalıdır. Birçoğu alanında yıllarca ilim tahsil etmiş belli bir yetkinliğe ulaşmış durumdadır. Maalesef özellikle bu alanlarda bilgi sahibi olmadan fikir sahibi olma hastalığı had safhadadır.

Yine benzer şekilde tıp bilimi de yukarıdaki bakış açısından nasibini almaktadır. Toplumda bir kişiyle tıbbi bir rahatsızlığınız hakkında konuştuğunuzda hemen teşhis koymaya yeltenmekte hatta bununla kalmayıp çoğu zaman tedavi önerileri sunmakta ilaç dahi önermektedir.

Günlük hayatta sıkça karşılaştığınız yukarıdaki durumların bir benzeri de iş hayatında karşımıza çıkmaktadır. İşletmelerde maliyet süreçleri bazen fabrika müdürü, bazen muhasebe müdürü, bazen de patronun bizzat kendisi tarafından yürütülmektedir.

Burada muhasebe müdürü seçeneğini biraz açmak istiyorum. Küçük ölçekli işletmelerde muhasebe departmanı tıpkı sağlık ocağında her hastaya bakan doktor gibi mali süreçlerin tümüyle ilgilenmektedir. Bazen muhasebe süreçleri ile ilgilenirken bazen Finans, Satış Muhasebesi, Maliyet Muhasebesi ve Bütçe-Raporlama süreçleri ile de ilgilenebilmektedir. Oysa ki bu birimler kendine özgü detayları olan ve belirli bir uzmanlık gerektiren süreçlerdir. Büyük ölçekli işletmelerde bu birimlerin her biri direktörlük seviyesinde temsil edilmektedir.

Her ne kadar muhasebe müdürleri ilgi alanına göre bu birimlerde başarılı olsalar da özellikle Maliyet ve Bütçe süreçleri başta Üretim ve Envanter olmak üzere birçok süreç ile yoğun ilişki içerisindedir. Bu da bu alanda çalışacak personelin analitik bakabilme becerisi gerektirmektedir. Muhasebe eğitimi ülkemizde üniversitelerin İktisadi ve İdari Bilimler fakültelerinin İşletme, İktisat, Maliye vs. Bölümlerinde verilmektedir. Bu bölümler Eşit Ağırlık ile öğrenci almaktadır. Bu bölümlerin mezunları işletmelerde muhasebe alanında çalışmaya başladıklarında belirli sınavlardan geçerek Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik belgesini almaktadırlar. Günümüz teknolojisinde devlet artık her kağıt belgeyi elektronik ortama taşımakta ve bu sayede hem bürokrasiyi azaltmakta hem de önemli ölçüde tasarruf sağlamaktadır. Bu kapsamda E-Beyanname, E-İrsaliye, E-Fatura, E-Defter, E-Serbest Meslek Makbuzu vs. uygulamalar ardı ardına devreye alınmaktadır. Son olarak BA-BS bildirimlerinin kaldırılması gündemdedir. Yani Gelir İdaresi Başkanlığı yakın bir gelecekte muhasebe personellerinin önemli bir zamanını alan Beyannameleri de kaldırması da muhtemeldir. Zaten E-Defter sistemiyle GİB birçok istediği veriyi elde etmiş durumdadır. Burada sorun beyanname bildirimi kaldırılırsa SMMM’ler veriyi bildiren yani aslında sekreteryasını yapan konumundan bildirilen verilerin doğruluğunu denetleyen konumuna geçecektir. Fakat bu doğruluğu sağlayabilmek için işletmelerde hem Bilgi Teknolojileri konusunda altyapıya hem de sahada veri toplayıp analiz edebilecek analitik bakış açısına ihtiyaç bulunmaktadır.

Tam da burada son dönemde sanayide rağbet gören Endüstri Mühendisleri devreye girmektedir. Bu alandaki ihtiyacı mühendislerin doldurabileceği aşikardır. Fakat Endüstri Mühendislerinin mali formasyonu bulunmadığı için bu alana ya girememekte ya da girdiğinde başarısız olmaktadır. Bu kapsamda son 10 yılda 50’ye yakın mühendise mali formasyon eğitimi vermiş biri olarak şunu net olarak söyleyebilirim. Bu eğitimi almış mühendisler piyasada ciddi talep görmekte hem elde ettikleri imkanlar hem de firmaların beklentilerini karşılama oranları kayda değerdir.

Ben bu kişilere Mali Mühendis diyorum. Bu Mali Mühendislere özellikle Maliyet Analiz, Bütçe ve Raporlama, Ana Veri Yönetimi gibi bölümlerde şans verilmesi gerektiğini düşünmekteyim.

Asıl konuya dönersek maliyet hesaplama kavramı çoğunlukla çok yalın ifade edilmektedir. Bu yalın ifadeleri meslek hayatımda rastladığım örneklerle pekiştirebilirim;

Bazı yazılımcılar maliyet modülü yazarak 710+720+730=Üretim Maliyeti hesaplatıp benim programım maliyet hesaplıyor iddiasında bulunması

Bir maliyet hesaplayıp bunun Sınai Maliyet Mi? Ticari Maliyet mi olduğu hakkında fikir sahibi olunmaması

Envanter Hareket Tiplerinin standardından bihaber olunması. Standart dışı tipler oluşturulması

ERP’nin Envanter Hareket Tiplerinde veri tabanında hatalı kayıt üretmesi

Envanter Hareketlerinin belgeye bağlanmadan kayıt atılması

Envanter takibinde bazı depoların dikkate alınmadan tek ayaklı kullanılması ve bunun doğru bir metot zannedilmesi

Sayım yöntem ve usullerindeki sayısız hatalar

ERP sisteminden stok raporu alırken rapora gizli kısıtlar konulması

Sayım sonuçları sisteme kaydedilirken yapılan yöntem ve usul hataları

Sayım farklarının tespit ve düzeltmesinde standart bir yöntem belirlenememesi

Muhasebe mizanındaki 15 grubuı stok bakiyelerini teyit eden bir Stok Denge Tablosu takibi yapılmaması

Kaydi-Fiili Envanter farklarının tespit edilememesi, düzeltme yöntemlerinde hataya düşme

Stok Yapısının 15 grubu Hesap Planı ile sağlıklı şekilde ilişkilendirilememesi

Stoklarda Hammadde, Yarı Mamul, Mamul, Ticari Mal ve Diğer Stoklar (İşletme Malzemesi, Hurda vs.) sınıflandırmalarının kurallarının net olmaması

Safha bazlı üretim yapılarında Safha (Operasyon) bazlı miktar denge tablosunun oluşturulamaması, Operasyonların net tespit edilememesi, Operasyon bazında stokların ve reçetelerin belirlenememesi

Reçetelerin doğruluklarının sağlanamaması

Reçete ve Üretim İş Emirlerinde (Üretim Sonu Kaydı) yapılan müdahalelerin kontrolsüz olması

ReProses hareketlerinin maliyetlerde dikkate alınmaması

Varyant yapısı oluştururken Stok yapısı ile Varyant yapısında hatalı yapılar oluşturulması

Parti Bazlı takip yapısı oturmamışken parti bazlı maliyet yapmaya çalışılması

Stok 1K, 2K, Hurda, Yan Ürün kavramlarının doğru tanımlanarak takip edilememesi ve stokların bu kalite sınıfları arasında kontrolsüz geçişleri

Yönetim Muhasebesi kapsamında yapılan hesaplama ve takipler ile VUK kayıtlarının birbirinden ayrıştırılamaması

Stok Enflasyon Düzeltmesinin Stok Denge Tablosu aracılığıyla stoklara yüklenerek SMM’ye yansıtılmaması

Satınalma Mal Kabul Miktar farkları ile Sipariş-Fatura fiyat farklarının yönetiminin doğru kurgulanamaması

Stok / Hizmet / Sabit Kıymet ayrımının net şekilde yapılarak Satınalma Talep ve Sipariş süreçlerinde yeterli kontrol uygulanmaması

Gider çeşitlerinin modül tarafında 730-740-750-760-770 hesaplar bazında gereksiz çoklanması

Satınalma / Satış Masraflarının (Nakliye, Fiyat Farkı, Reklamasyon, Kur Farkı vs.) Dönem içi / Dönem Dışı ayrımının yapılmaması

180-280 hesapların Yönetim Muhasebesi ve VUK için ayrı olarak kurgulanmaması

Satınalma masraflarının ilgili Mal Alış faturaları ile eşlenerek kaydedilmesi ve Stok / Gider ayrımının doğru şekilde yapılması

Satış Masraflarının ilgili Satış Faturaları ile eşlenerek Ürün Bazlı Karlılıkların doğru izlenmesinin sağlanamaması

Masraf Merkezi yapısı oluşturulurken yapılan hatalar

Maliyet 1.Dağıtıma gereken özenin gösterilmemesi

Maliyet 2.Dağıtıma gereken özenin gösterilmemesi

Maliyet 3. Dağıtıma gereken özenin gösterilmemesi

(SMM * Stok Miktarı – Kalan Tutar) formülü ile SMM hesabında yapılmış olan hataların yakalanması için kontrolün düzenli yapılmaması

Maliyet Öncesi kontrol yapısı kurulmaması

Maliyet sonrası kontrol yapısı kurulmaması

Burada uzun yıllara dayanan tecrübeme istinaden karşılaştığım ve maliyet süreçlerini kaosa ve hatalı sonuçlara götüren bazı sebepleri paylaştım. Tabi bunlar yaşanan problemlerin küçük bir bölümü.

Hal böyle iken süreci basitleştiren, küçümseyen bu tarz sorunları önemsemeyen görmezden gelen yaklaşımlardan uzak durulmalı ve bu iş Maliyet profesyonellerine devredilmelidir.

Sonuç olarak nasıl dişiniz ağrıdığında göz doktoruna gitmiyorsanız işletmenizin geleceği açısından son derece önemli bir süreç olan maliyet sisteminizin kurulumu ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşması için de muhasebe personeli, finans personeli, Üretim personeli veya IT personelinden destek almak yerine bu işi maliyet profesyonellerine bırakın.