Son Güncelleme : 12.08.2024
Hangi ERP Sistemi?
ERP yani Kurumsal Kaynak Planlama programları günümüzde işletmelerin vazgeçilmez araçları haline gelmiştir. Bazı firmalar işletmesine bir ERP satın aldığında artık kurumsallaştığını düşünmektedir. Halbuki ERP kurumsallaşmada önemli bir araç olsa da hiçbir işletme sırf ERP paketi satın aldı diye kurumsallaşmış olmaz. ERP almadan önce işletmenin üzerine düşen bazı görevler vardır. İşletme ERP satın alma ve implementasyon (uyarlama) sürecine girmeden önce kağıt üzerinde işleyen bir sisteme sahip olması ERP sürecindeki sıkıntılarını minimize edecektir. Yine süreçlerindeki kuralların standartlaştırılması ve yazılı hale getirilmesi de hem kurumsallaşma sürecinin hem de ERP sürecinin önemli bir parçasıdır.
İşletmeler kurumsallaşma süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası olan ERP sistemlerini tercih ederken farklı beklentilere bağlı olarak farklı yapılar oluşturmuşlardır.
Bir işletme, süreçlerini farklı yöntemlerle takip etmeyi tercih edebilir.
1. Kağıt Üzerinde Sistem : Hiçbir ERP programının kullanılmadığı veri akışının defterlerle veya matbu formlar aracılığıyla yürütüldüğü sistemdir. Bu daha çok küçük ölçekli işletmelerde tercih edilen bir yöntemdir. Bu yöntemde işletmenin neredeyse tüm süreçlerinde kaos yaşanması olasıdır. Bu sistemde veriye ulaşmada yaşanan sorunlar, analiz süreçlerinde önemli sıkıntılara sebep olacaktır.
2. Kendi özgün ERP sistemini Geliştirme : Birçok işletme kendi sektöründeki hatta kendi işletmesindeki dinamikleri dikkate alarak sıfırdan bir ERP oluşturmayı tercih etmektedir. Bu seçenek oldukça meşakkatli süreçleri de beraberinde getirmektedir. Özellikle Yazılım ekibinin ve onlara iş analistliği yapacak diğer süreç sahiplerinin çok iyi seçilmesi gereklidir. Yazılım ekibine ve analistlere bağımlılık ta bu sürecin risklerindendir. Ayrıca projenin süresi uzun soluklu olacağı için süreçte 3rd parti uygulamalara ihtiyaç duyulması muhtemeldir. Bundan dolayı da 3rd parti entegrasyonu gerekecektir.
3. Hibrit Yapı : Bazı işletmeler kendi ERP’sini geliştirirken Mali mevzuattaki sürekli değişiklikten kaynaklı sürekli güncelleme ihtiyacı ve yasal risklerden dolayı bu seçenekte çoğunlukla Muhasebe ve İK süreçleri için 2.bir ERP kullanmaktadır. Sorunlar da bu aşamada ortaya çıkmaktadır. Mevcut geliştirilen ERP ile 2.ERP arasındaki entegrasyonun doğru kurgulanmamasına bağlı olarak ciddi problemlerle karşılaşılmaktadır. Bu aşamadaki sorunlar asşağıdaki şekildedir;
- İki ERP arasında bazı aktarımların gerçekleşmemesi
- İki ERP’nin farklı Ana Veri desenleri kullanması
- Aktarım sonrası kaynak ERP’nin muhtemel değişimlere karşı kilitlenmemesi
- Aktarım sonrası Hedef ERP’deki muhtemel değişimlere karşı sistemin kilitlenmemesi veya Kaynak ERP’ye geri bildirimde bulunulmaması
Yukarıdaki sorunlardan anlaşılacağı üzere bu süreç ciddi meşakkatli bir süreç olup tüm sorunların önceden öngörülebilmesi önemlidir.
4. Çoklu ERP Yapısı : Bu yapı da Hibrit Yapı gibi benzer süreçlerden oluşur. Karşılaşılan problemler de benzerdir. Birçok işletme Üretim süreçleri için X ERP’yi tercih ederken Mali süreçleri için Y ERP’yi tercih etmektedir. Bunun sebebi X ERP’nin kendi sektörlerinde başarılı olduğu duyumudur. X ERP Mali süreçlerde yeterli değilse veya Mali modülleri yok ise Mali taraf için Y ERP tercih edilmektedir. Yine Hibrit sistemde olduğu gibi bu sistemde de ERP’ler arası sağlam bir entegrasyon kurgusu gereklidir. Ayrıca kullanılan ERP’lerin yeteneklerine bağlı olarak ilave 3rd parti uygulama ihtiyacı doğabilmektedir. Buradaki 2 adet ERP örneği tamamen sembolik olup bazı işletmelerde bu sayı 4-5 adede hatta daha fazlasına çıkmaktadır.
5. İş Akış Yazılımı Destekli ERP Yapısı : Yukarıdaki tüm sistemlere entegre edilebilecek bir yapıdır. Özellikle Hibrit ve Çoklu ERP yapılarında bir süre sonra iş akışlarının birden çok ERP sürecinden geçmesi nedeniyle sağlıklı yönetilememesi tüm yapıyı entegre edecek ve tek çatı altında toplayacak bir İş Akış (Work Flow) yazılımı ihtiyacını doğurmaktadır. İş Akış yazılımları son dönemde No Code Low Code sloganı ile karşımıza çıkmaktadır. Yani kullanıcıların kod bilmeden tasarım ve uyarlama yapabilecekleri platformlar olduğu iddia edilmektedir. Fakat pratikte durum bu kadar basit değildir. Sonuçta bu yazılım süreci de bir entegrasyon sürecidir. Farklı ERP’leri bu yazılımlar aracılığı iler tek çatı altına toplamak tüm ERP’lerin mimari yapısını, Ana Veri yapısını dikkate almayı gerektirir ve uzun soluklu bir süreçtir.
6. Uçtan Uca Tek ERP : Uzun yıllara dayanan tecrübeme istinaden en ideal çözüm olduğunu söyleyebilirim. Uçtan Uca çözüm üreten ERP’lerin bazılarında BPM (Business Proses Management) İş Süreçleri Yönetimi modülü mevcut olup İş Akış süreçlerini ERP içerisinde yönetebilmektedir.
Hangi Yapıyı Tercih Etmeliyim?
Yukarıda bahsettiğim 6 farklı yapıdan hangisinin tercih edilmesi gerektiği konusunda her bir yapının işletmenin yapısı ve şartları dikkate alınarak değerlendirilmesi gerekir. Sonuçta bu yapıların her birinin zorluk düzeyleri faklı olup maliyetleri de çok farklılık göstermektedir.
Bu konuda geçmişte yukarıda bahsettiğim 6 farklı yapıyı da deneyimlemiş biri olarak ihtiyaç duyan her işletmeye destek vermeye hazır olduğumu belirtmek isterim.
ERP’den beklenti ne olmalıdır?
Her işletmenin ERP’den beklentisi farklıdır. Bu beklentiye dayanarak implementasyon sonrası başarı durumu da farklılık gösterebilmektedir. Kimi işletmeler ERP uyarlama sürecinde Satınalma, Üretim ve Sevkiyat süreçlerine odaklarınken bu süreçlerdeki başarıyı genel olarak yeterli görebilmektedir.
Yine ERP Projesinin başında IT yöneticisi, Mali Yönetici veya Mühendis bir Yönetici olması durumuna göre de ERP’den beklenti değişebilmektedir.
Halbuki işletmeler günün değişen ekonomik ve rekabet koşullarına ayak uydurabilmek adına Mali anlamda geçmişini, bugününü ve geleceğini görebilmesi çok önemlidir. Geçmişi görebilmesi için sağlam bir Fiili Maliyet sistemi, bugününü ve yakın geleceği görebilmesi için sağlam bir Standart Maliyet ve Fiyatlama Sistemi, geleceği görebilmesi için ise yine sağlam bir Bütçe sistemine ihtiyaç bulunmaktadır.
Bu sistemlerin sağlıklı şekilde çalışabilmesi için öncelikle iyi bir Ana Veri (Master Data) kurgusuna ihtiyaç duyulacaktır. Sonrasında ise tüm süreçlerin Mali bakış açısıyla kurgulanması son derece önemlidir. Mali bakış açısından yoksun bir implementasyon süreci bütün problemlerin mali süreçlere itelenmesi yani bir anlamda Mali departmanların bu sorunlarla uğraşması sonucunu doğuracaktır.
Bir örnek vermek gerekirse işletmeden bedelsiz olarak çıkan bir stoğun bedelsiz tipleri Mali Mevzuat dikkate alınarak belirlenip bu tiplere göre muhasebe süreçleri kurgulanmadıysa bu durum mali tablolarda hatalı veri üretilmesi sonucunu doğuracaktır. Örneğin Satış Sonrası Hizmetler kapsamında tamir edilen veya değiştirilen ürünler diğer envanter tiplerinden ayrıştırılarak kayıt edilmez ise muhasebede pazarlama giderlerine kaydolmayacakve pazarlama giderlerinin eksik görünmesine sebep olacaktır.
Yani işletme içerisinde oluşan her türlü kayıp-kaçak veya olağan dışı tüm hareketler mali tablolara yansımalıdır.
Sonuç olarak ERP projesinin başarısı tüm süreçlerin Mali süreçlerle entegre olduğu ve idari süreçler kadar üretim süreçlerinin de muhasebe ile entegre olduğu bir yapı ile ancak başarıdan söz edilebilir.
ERP Seçimi Nasıl Yapılmalıdır?
İşletme ERP almaya karar verdiğinde alınacak ERP’nin seçimi en önemli aşamadır. İşletmelerin bu süreci mutlaka danışmanlık alarak yürütmesi çok önemlidir. Aldığı danışmanlık hizmeti mutlaka mali süreçlerde deneyim sahibi olan ve sürecin bütününü gören tecrübeli kişilerden oluşmalıdır. Bu konuda uzun yıllara dayanan çalışma tecrübemle destek olmaya hazırım.
Piyasada çok tercih edilen bir ERP sizin kurum kültürünüze uymayabilir. ERP ne kadar iddialı olursa olsun mutlaka süreçte özel geliştirme talepleriniz olacaktır. Bu talepleri optimum şekilde karşılayabilecek esnek bir ERP seçmeniz önemlidir. Tabi esnekliği yönetemezseniz bu da beraberinde büyük problemleri getirecektir. Diğer tarafta kuralları net yapısı katı olan ERP’ler ise daha çok kurum kültürü oturmuş işletmeler için fayda sağlayacaktır.
ERP seçerken öncelikle işletmenizin ait olduğu ligi belirlemeniz gerekir. Sonra piyasadaki bilinirliği yüksek ERP’lerin ait oldukları ligleri belirleyerek. Kendi liginize uygun ligten ERP seçmeniz önemlidir.
ERP seçiminde belki de en önemli etken maliyettir. Alacağınız ERP’nin Fiyat / Performans ürünü olması da önemlidir. ERP tekliflerini karşılaştırırken mutlaka teklifteki fiyatları modül bazına indirmelisiniz. ERP’lerin aynı içerikteki modül fiyatlarını yan yana koymalısınız. Birçok ERP teklif verirken toplu fiyat yazdığı için implementasyon sürecinde işletmeler hayal kırıklığı yaşayabilmektedir.
Ayrıca ERP seçiminde dikkat edilmesi gereken bir diğer husus ta ERP paketinin kendi yazılım dili olmasıdır. Kendi dili ile geliştirme yapılan ERP’ler daha iyi çözüm üretebilmektedirler.
ERP’lerin kimi kullanıcı bazlı, kimi modül bazlı fiyatlama yaparken kimi de hibrit fiyatlama yapmaktadır. Bazıları fiyatlama konusunda değişik modeller uygulamaktadır. Bu yüzden ERP’nin hem satınalma Lisans maliyeti hem de işletme (Bakım+Destek) maliyetleri ayrı ayrı sorgulanmalıdır.
ERP seçiminde seçilecek ERP’nin yaygın çözüm ortağı desteği yani danışmanlık desteği olması da çok önemli bir parametredir.
ERP’nin platform bağımsız olması yani hem mobilden, hem masaüstü hem de web üzerinden erişilebilir olması da önemli bir parametredir.
ERP neden değiştirilir?
Kullandığınız ERP ne kadar iyi olursa olsun implementasyon süreci doğru yönetilmediği sürece sorunlar beraberinde gelmeye başlayacaktır. Örneğin Ana Veri (Master Data) yapısı doğru kurgulanmamış ve sahipsiz bırakılmış bir sistemde zamanla veri kirliliği oluşacak ve bir süre sonra hem veri girişi çok zorlaşacak hem de raporlar okunamaz hale gelecektir. Bu durumdaki birçok firma bunun sebebini ERP programının yetersizliğine bağlamaktadır. Piyasa bu gerekçeyle defalarca ERP değiştirmiş ve bir türlü aradığını bulamamış işletmelerle doludur. Bu durumdaki işletmelerin ERP değiştirmeden önce veri tabanı değiştirmeye mevcut veri tabanını yılsonunda terk edip yeni yıla yeni veri tabanı ile başlaması gereklidir. Tabi bu süreçte doğru bir Ana Veri kurgusu son derece önemlidir. Bu konuda da her türlü desteğe talibim.
-Ali BAŞKAN
